Der umfassende Leitfaden für Selbstständige

Das korrekte Erstellen von Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftspraxis für Selbstständige. Eine korrekt ausgestellte Rechnung sorgt für reibungslose Zahlungsvorgänge, vermeidet Probleme mit dem Finanzamt und bildet die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. Ob als Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen – jede Rechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du, welche Pflichtangaben deine Rechnung enthalten muss, wie du mit Kleinbetragsrechnungen umgehst, typische Fehler vermeidest, was bei der Kleinunternehmerregelung zu beachten ist und wie du mit Zahlungsverzug umgehst.

1. Allgemeine Anforderungen an eine korrekte Rechnung

Jede Rechnung, die du an Kunden verschickst, muss nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung) bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese Regelungen sorgen dafür, dass die Rechnung sowohl für den Empfänger als auch für das Finanzamt rechtsgültig ist.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Damit eine Rechnung formell korrekt ist, muss sie folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers: Beide Parteien müssen mit vollständiger Adresse klar ersichtlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID): Gib entweder deine Steuernummer oder, wenn du grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU tätigst, deine USt-ID an.
Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, die nicht doppelt vergeben wird. Diese Nummer sollte gut dokumentiert sein, um bei Bedarf leicht nachvollziehbar zu sein.
Rechnungsdatum: Das Datum der Ausstellung ist besonders wichtig, da es die Grundlage für die Berechnung der Zahlungsfristen bildet.
Beschreibung der Leistung oder Lieferung: Präzisiere genau, welche Produkte oder Dienstleistungen erbracht wurden. Diese Beschreibung muss die Art, Menge und ggf. den Zeitraum der Leistungserbringung umfassen.
Leistungsdatum: Gib das Datum an, an dem die Leistung erbracht oder die Lieferung erfolgt ist.
Rechnungsbetrag: Der Rechnungsbetrag muss den Nettobetrag, den Umsatzsteuerbetrag sowie den Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer) enthalten.

Zusätzliche Angaben je nach Geschäftsart

Zahlungsbedingungen: Eine klare Zahlungsfrist wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt“ ist empfehlenswert, damit dein Kunde weiß, wann die Zahlung fällig ist.
Bankverbindung: Gib deine vollständige Bankverbindung (inkl. IBAN und BIC) an, insbesondere bei internationalen Zahlungen ist dies entscheidend.

2. Kleinbetragsrechnungen und Quittungen (bis 250 €)

Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € gelten in Deutschland vereinfachte Regelungen. Diese betreffen vor allem alltägliche Transaktionen im Einzelhandel oder Dienstleistungen, die bar bezahlt werden.

Inhalte einer Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Ausstellers: Der leistende Unternehmer muss klar erkennbar sein.
Rechnungsdatum: Das Datum der Ausstellung der Rechnung ist auch hier erforderlich.
Beschreibung der Leistung oder Lieferung: Eine präzise Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder gelieferten Ware ist nötig, auch wenn dies in vereinfachter Form geschieht.
Gesamtbetrag: Der Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer) muss ausgewiesen werden. Eine Aufschlüsselung in Netto- und Steuerbetrag ist nicht erforderlich, der Umsatzsteuersatz (z. B. „inkl. 19 % Umsatzsteuer“) muss jedoch genannt werden.

Quittungen bei Barzahlung

Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung in bar erfolgt ist. Auch hier gelten die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen.

Unterschied zwischen Rechnung und Quittung

Eine Rechnung stellt eine Zahlungsanforderung dar, die in der Regel vor der Zahlung gestellt wird.
Eine Quittung hingegen bestätigt, dass die Zahlung bereits erfolgt ist, meist in Barform.

3. Häufige Fehler bei Rechnungen und wie du sie vermeidest

Rechnungsfehler können zu Verzögerungen bei Zahlungen führen und Probleme mit dem Finanzamt verursachen. Die folgenden typischen Fehler solltest du vermeiden:

Falsche oder doppelte Rechnungsnummern

Problem: Doppelte oder fehlerhafte Rechnungsnummern können zu Verwirrung in der Buchhaltung führen und bei Steuerprüfungen Probleme verursachen.
Lösung: Verwende eine Software, die automatisch fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummern vergibt, um solche Fehler zu vermeiden.

Unklare Leistungsbeschreibung

Problem: Unpräzise oder unvollständige Angaben zur erbrachten Leistung oder gelieferten Ware können dazu führen, dass die Rechnung vom Kunden oder Finanzamt nicht akzeptiert wird.
Lösung: Gib für jede Leistung oder Ware eine detaillierte Beschreibung, einschließlich Menge, Art und Zeitraum, an.

Falscher Umsatzsteuersatz

Problem: Ein falscher oder fehlender Umsatzsteuersatz führt dazu, dass die Rechnung steuerlich nicht korrekt behandelt wird.
Lösung: Überprüfe vor jeder Rechnungsstellung, welcher Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) anzuwenden ist.

Fehlendes Leistungsdatum

Problem: Ohne ein Leistungsdatum kann die Rechnung nicht korrekt steuerlich erfasst werden.
Lösung: Gib stets das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum auf der Rechnung an, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fehlende Steuernummer oder USt-ID

Problem: Fehlt die Steuernummer oder USt-ID, ist die Rechnung unvollständig und nicht rechtsgültig.
Lösung: Achte darauf, dass entweder deine Steuernummer oder USt-ID auf jeder Rechnung angegeben ist, um steuerliche Korrektheit zu gewährleisten.

4. Kleinunternehmerregelung und Rechnungsstellung

Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig bist, profitierst du von der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Diese Regelung ist ideal für kleinere Unternehmen und Selbstständige, die den Verwaltungsaufwand gering halten möchten.

Was Kleinunternehmer auf ihrer Rechnung beachten müssen

Keine Umsatzsteuer ausweisen: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung angeben. Der Bruttobetrag entspricht somit dem Nettobetrag.
Hinweis auf Kleinunternehmerregelung: Jede Rechnung eines Kleinunternehmers muss den Hinweis enthalten: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Dies stellt sicher, dass der Kunde versteht, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Pflichtangaben für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer müssen alle anderen Pflichtangaben vollständig und korrekt aufführen. Dazu gehören die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Beschreibung der Leistung oder Lieferung und der Gesamtbetrag.

5. Umsatzsteuer richtig ausweisen (Beispiel: Reisekosten)

Das korrekte Ausweisen der Umsatzsteuer auf einer Rechnung ist für Unternehmen eine wesentliche Anforderung, insbesondere wenn zusätzliche Kosten wie Reisekosten auf der Rechnung aufgeführt werden. Diese Nebenkosten, die im Rahmen der Leistungserbringung anfallen, unterliegen besonderen steuerlichen Regeln. In diesem Abschnitt erfährst du, wie du Reisekosten korrekt auf einer Rechnung ausweist und welche Umsatzsteuerregelungen dabei gelten.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen. Diese Kosten können dem Kunden weiterberechnet werden, wenn sie im Rahmen der Dienstleistung entstanden sind. Typische Reisekosten sind:

Fahrtkosten: Ausgaben für Bahn, Flug, Mietwagen oder Kilometerpauschalen bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs.
Übernachtungskosten: Hotelübernachtungen oder andere Unterkünfte.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für Mahlzeiten während der Reise.
Sonstige Nebenkosten: Kosten wie Parkgebühren, Mautgebühren oder Taxis.

Reisekosten als Teil der Hauptleistung (Nebenkosten)

Reisekosten gelten häufig als Nebenkosten zur eigentlichen Hauptleistung, z. B. bei Beratungsdienstleistungen. In diesen Fällen gelten für die Umsatzsteuer dieselben Regeln wie für die Hauptleistung selbst.

Umsatzsteuer auf Reisekosten:

Reisekosten mit Umsatzsteuer: Wenn deine Hauptleistung umsatzsteuerpflichtig ist (z. B. Beratungsdienste in Deutschland), müssen auch die Reisekosten mit dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung abgerechnet werden, unabhängig davon, ob auf den Originalbelegen (wie Zugtickets oder Hotelrechnungen) Umsatzsteuer ausgewiesen wurde oder nicht.

Die Reisekosten sollten auf der Rechnung als separate Position ausgewiesen werden, mit dem Hinweis, dass sie dem gleichen Umsatzsteuersatz unterliegen wie die Hauptleistung.

Wichtige Hinweise und Tipps

Belege beifügen: Füge dem Kunden Kopien der Originalbelege für die Reisekosten bei, um Transparenz zu schaffen und Rückfragen zu vermeiden.
Vertragliche Vereinbarungen beachten: Stelle sicher, dass die Weiterberechnung von Reisekosten vertraglich festgelegt ist, um Missverständnisse bei der Abrechnung zu vermeiden.
Keine Betriebsausgabe: Beachte, dass du Reisekosten, die du deinem Kunden in Rechnung stellst, nicht nochmals als Betriebsausgabe in deiner eigenen Gewinnermittlung (EÜR) geltend machen kannst. Die erstatteten Reisekosten zählen zu deinen Einnahmen, um eine doppelte steuerliche Berücksichtigung zu verhindern.

6. Rechnungen an ausländische Kunden: Was du wissen musst

Die Rechnungsstellung an ausländische Kunden erfordert besondere Aufmerksamkeit, da unterschiedliche Regelungen zur Umsatzsteuer und zur Rechnungsstruktur gelten. Es ist wichtig, die richtige Vorgehensweise bei der Abrechnung von Dienstleistungen innerhalb der EU und in Drittländer zu beachten, um steuerliche und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Rechnungen an EU-Kunden: Reverse-Charge-Verfahren

Bei der Erbringung von Dienstleistungen an Geschäftskunden innerhalb der Europäischen Union (EU) kommt häufig das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Dieses Verfahren bedeutet, dass nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land abführt. Als Dienstleister stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus.

Wichtige Punkte bei Rechnungen an EU-Kunden:

Keine Umsatzsteuer ausweisen: Die Rechnung muss den Nettobetrag der Dienstleistung ausweisen, ohne dass du Umsatzsteuer aufschlägst. Dein Kunde ist verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem Land zu berechnen und abzuführen.
Hinweis auf Reverse Charge: Du musst auf der Rechnung klar angeben, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird, z. B. mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“. Dies ist notwendig, damit der Kunde weiß, dass er die Umsatzsteuer berechnen und abführen muss.
USt-Identifikationsnummern: Sowohl deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) als auch die deines Kunden müssen auf der Rechnung angegeben werden. Dies ist ein Nachweis, dass es sich um einen grenzüberschreitenden Geschäftsvorgang innerhalb der EU handelt.

Meldepflichten:

Zusammenfassende Meldung (ZM): Jede Dienstleistung, die du an einen Geschäftskunden innerhalb der EU erbringst und für die das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird, musst du in einer zusammenfassenden Meldung (ZM) an das Finanzamt melden. Diese Meldung enthält die USt-IDs und den Umsatzbetrag.

Rechnungen in Drittländer (außerhalb der EU)

Bei der Erbringung von Dienstleistungen an Kunden in Drittländern (außerhalb der EU) gelten andere Regelungen. Diese Dienstleistungen sind in Deutschland umsatzsteuerfrei, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Wichtige Punkte bei Rechnungen in Drittländer:

Umsatzsteuerbefreiung: Für Dienstleistungen an Kunden in Drittländern darfst du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnung ist netto, und es gilt die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 1a UStG.
Hinweis auf Steuerbefreiung: Auf der Rechnung sollte der Hinweis stehen, dass die Leistung umsatzsteuerfrei ist, z. B. „Export von Dienstleistungen – steuerfrei gemäß § 4 Nr. 1a UStG“.
Währungsangaben und Umrechnung: Rechnungen in Fremdwährungen (z. B. USD oder GBP) sind zulässig, aber du solltest den Betrag für steuerliche Zwecke in Euro umrechnen und den verwendeten Wechselkurs dokumentieren.

Weitere wichtige Details

Sprachliche Anpassungen: Du kannst die Rechnung in der Sprache des Kunden oder auf Englisch ausstellen. Steuerliche Hinweise wie „Reverse Charge“ oder „Steuerfrei gemäß § 4 Nr. 1a UStG“ sollten korrekt und verständlich übersetzt werden.

7. Rechnungen korrigieren: Fehler professionell beheben

Fehler in Rechnungen können immer mal vorkommen. Doch es ist wichtig, diese so schnell wie möglich zu korrigieren, um Unstimmigkeiten mit dem Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden. In diesem Abschnitt erfährst du, wie du fehlerhafte Rechnungen rechtssicher und korrekt korrigierst.

Stornierung der fehlerhaften Rechnung und Neuausstellung

Die sicherste Methode zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung ist die Stornierung der ursprünglichen Rechnung und die Erstellung einer neuen Rechnung. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn der Fehler schwerwiegend ist, z. B. bei einem falschen Rechnungsbetrag oder einem falschen Umsatzsteuersatz.

Stornorechnung erstellen: Mit einer Stornorechnung hebst du die ursprüngliche Rechnung auf. Dabei setzt du die Beträge der alten Rechnung auf null und weist sie als storniert aus.
Neue Rechnung erstellen: Nach der Stornierung stellst du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und den korrekten Daten aus. Diese sollte alle fehlerhaften Angaben aus der ursprünglichen Rechnung ersetzen.

Korrektur durch einen Vermerk

Bei kleineren Fehlern, wie einem Tippfehler oder einer fehlenden Angabe, reicht oft ein Korrekturvermerk aus. Dies ist insbesondere praktisch, wenn der Fehler keinen Einfluss auf den Rechnungsbetrag oder die Umsatzsteuer hat.

Korrekturvermerk auf der ursprünglichen Rechnung: Dieser Vermerk gibt an, welche Informationen korrigiert werden müssen, und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Beispielsweise kann das ein fehlerhaftes Datum oder eine falsch angegebene Adresse sein.

Fristen für die Korrektur von Rechnungen

Es gibt keine gesetzlichen Fristen für die Korrektur von Rechnungen, aber du solltest so schnell wie möglich nach Entdeckung des Fehlers handeln. Idealerweise erfolgt die Korrektur im selben Steuerjahr, um Unstimmigkeiten in der Buchhaltung zu vermeiden.

Dokumentation der Korrektur

Ordnungsgemäße Buchführung: Jede Korrektur muss klar dokumentiert werden. Sowohl die fehlerhafte Rechnung als auch die Stornorechnung oder der Korrekturvermerk müssen aufbewahrt und in die Buchhaltung integriert werden, um im Fall einer Steuerprüfung vollständige Transparenz zu gewährleisten.

8. Mahnungen bei Zahlungsverzug: So gehst du vor

Zahlungsverzug kann zu erheblichen finanziellen Engpässen führen. Ein strukturierter und professioneller Umgang mit offenen Forderungen ist daher entscheidend, um Ausfälle zu vermeiden und den Cashflow zu sichern.

Zahlungserinnerung

Die erste Maßnahme nach Ablauf der Zahlungsfrist ist eine freundliche Zahlungserinnerung. Oft genügt eine solche Erinnerung, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen. Sie sollte höflich formuliert sein und dem Kunden die Möglichkeit geben, die Zahlung ohne weiteren Druck vorzunehmen.

Mahnung

Erfolgt auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion, solltest du eine Mahnung versenden. In dieser Mahnung kannst du Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen. Diese Verzugszinsen sind gesetzlich geregelt:

Verzugszinsen bei Verbrauchern: 5 % über dem Basiszinssatz.
Verzugszinsen bei Geschäftskunden: 9 % über dem Basiszinssatz.

Zusätzlich kannst du für den Verwaltungsaufwand Mahngebühren erheben. Achte darauf, dass diese Kosten realistisch und verhältnismäßig sind.

Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt, kannst du härtere Maßnahmen ergreifen:

Inkasso: Du kannst ein Inkassounternehmen beauftragen, das den Kunden außergerichtlich zur Zahlung auffordert. Ein professionelles Inkassobüro ist oft schneller und kostengünstiger als ein gerichtliches Verfahren.
Gerichtliches Mahnverfahren: Als letzte Maßnahme kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dieses beginnt mit einem Mahnbescheid, der dem Kunden zugestellt wird. Wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen, um rechtliche Schritte wie Pfändungen durchzusetzen.